Control de Costos de A y B
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Imagen, resumen: Una fotografía que muestra un tenedor y un cuchillo flanqueando un gran símbolo de dólar dorado colocado sobre una mesa blanca, sugiriendo la relación entre la gastronomía y los costos financieros.
CONTROL DE COSTOS DE A Y B
- Objetivo General de Asignatura:
Al término del curso el alumno conocerá y determinará los costos de almacenamiento y producción de Alimentos y Bebidas, a través de técnica y procedimientos de control de Compras y manejo de Inventarios, cálculos de insumos, distribución y asignación de costos, para la aplicación y manejo eficiente de materias primas de Alimento y Bebidas.
CONTROL DE COSTOS DE A Y B
Contenido Temático:
- Control de Inventarios de AyB.
- Control de Compras y Recepción.
- Control de Entradas de Insumos.
- Control de Costos en el Área de Producción y Servicio.
- Costeo de bebidas.
- Control en el Servicio de A Y B.
- Prorrateo y asignación de Costos.
CONTROL DE COSTOS DE A Y B
Criterio de Evaluación
- La participación tiene un valor de 10 puntos.
- Los trabajos y actividades tienen un valor de 50 puntos.
- El examen escrito tiene un valor de 40 puntos.
- El total es de 100 puntos.
Consideraciones:
- En los exámenes se utilizará calculadora, pero no se permitirá el uso del teléfono celular.
- La tolerancia para acceder a la clase es de 10 minutos.
- Los trabajos que no sean subidos en el tiempo establecido no serán considerados.
1.- Control de Inventarios de A y B
- Introducción.
Toda empresa de producción debe incurrir o gastar en unos costos para producir los productos o bienes que ofrece, y debe determinar con la mayor precisión posible el costo de producción de cada producto a fin de poder fijar el precio adecuado para cada uno de ellos, y precisamente de ahí surge la importancia de un sistema de costos.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1. El Control de Costos como función.
- ¿Qué es un Costo? Es la suma de erogaciones, es decir, salidas de dinero, en que se incurre para la adquisición de un bien o un servicio, con la intención de que genere beneficios en el futuro.
- ¿Qué es un Gasto? Es cualquier salida de dinero o recurso que la compañía realiza para poder llevar a cabo sus operaciones, sin generar un beneficio futuro.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1. El Control de Costos como función.
Qué es el control de costos de alimentos y bebidas.
El control de costos de alimentos y bebidas, es una función a través de la cual se pretende evaluar y medir los resultados de una operación de A y B, para determinar las variaciones y desviaciones ocurridas en el uso los insumos con relación a lo establecido en los estándares de una empresa de AyB.
1.- Control de Inventarios de A y B
- ¿Qué es un Sistema de Costos?
Es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos y contables que se emplea en un ente, para determinar el costo de sus operaciones en sus diversas fases, de manera de utilizarlo para fines de información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1.1. Aplicación del Control de Costos de acuerdo a las características del establecimiento.
Existen empresas que comercializan productos, denominadas Comerciales, y hay empresas que crean productos o sólo los transforman, denominadas Industriales, así como aquellas que ofrecen servicios.
Para comprender mejor las diferencias que existen en los costos, se deben clasificar los tipos de entidades.
Imagen, resumen: Una ilustración lineal de color azul que muestra una mano sosteniendo una bandeja con una tapa de servicio de comida, con un símbolo de dólar en el centro de la tapa, representando el concepto de costos en el sector de alimentos y servicios.
1.- Control de Inventarios de A y B
- Según las personas que la integran, puede ser persona física o moral.
- Según la finalidad que tienen, pueden ser lucrativas y no lucrativas.
- Según su tipo, puede ser privada, pública y mixta.
- Según la procedencia de su capital, puede ser nacional, extranjera o transnacional.
- Según la actividad que realizan, pueden ser comerciales, industriales y de servicios.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1.2. Elementos del Costo.
Los elementos del costo, también conocidos como elementos del costo de producción, son los tres componentes principales que integran el gasto total para fabricar un bien o servicio:
- Primero, el material prima directa.
- Segundo, la mano de obra directa.
- Tercero, los costos indirectos de fabricación, conocidos como CIF.
Estos elementos son fundamentales para la contabilidad de costos, ya que permiten medir el ingreso, fijar precios adecuados y tomar decisiones informadas en la empresa.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1.2. Elementos del Costo.
1.2.1. Costo de material prima directa. Es la materia prima que interviene directamente en la elaboración de un producto, y es el primer elemento de costo. Debe tenerse en cuenta que no toda la materia prima que se usa se clasifica como material directo.
Imagen, resumen: Una fotografía cenital de un tazón de comida saludable que contiene garbanzos, tofu, aguacate y verduras, rodeado de ingredientes frescos. El plato sirve como ejemplo visual de un producto final compuesto por diversas materias primas.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.2.2.- Costo de la mano de obra directa.
El segundo elemento de costo es el pago que se puede asignar en forma directa al producto, tal como el salario de los obreros que intervienen directamente en la elaboración de los artículos, así como sus prestaciones sociales. No debe clasificarse como mano de obra directa, por ejemplo, el chef, sub-chef, cocineros, ayudante de cocina, lavaplatos, etcétera.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.2.3.- Costos Indirectos de Producción.
Son el tercer elemento del costo y lo que caracteriza realmente a estos costos es que no se pueden asignar o aplicar de manera directa a cada uno de los productos.
Es decir, si se produce Chiles rellenos, se identifican dos chiles california, 200 gramos de arroz, 200 gramos de frijol, etcétera; es decir, se identifican perfectamente en cada platillo.
Sin embargo, esto no es posible hacerlo con los costos indirectos. Por ejemplo: la luz y el gas utilizado no se puede identificar en el platillo.
Para su aplicación, se define un criterio de asignación coherente, que permita calcular su asignación a cada producto de manera individual, lo será la guía para asignarlos al producto.
Actividad en Clase
Determine a que elemento del Costo pertenecen los conceptos que detallan a continuación:
- Gas butano
- Pure de tomate
- Sueldo de los cocineros
- Platos y vasos desechables
- Frutas y Verduras
- Sueldo de los meseros
- Pollo, pescado y carnes
- Servilletas
- Electricidad
- Sueldo de Auxiliar de cocina
- Cereales
1.- Control de Inventarios de A y B
- Sección 1.1.4: Costos Fijos y Variables.
Los costos fijos son aquellos que se tienen que pagar sin importar si la empresa produce una mayor o menor cantidad de productos. Por ejemplo, están los arrendamientos que, aunque la empresa esté activa o no, hay que pagarlos; así, si se producen 100 o 500 unidades, siempre se deberá pagar el mismo valor por concepto de arrendamiento.
- Ejemplo de Costos Fijos: Gastos de arrendamiento.
- Mano de obra indirecta.
- Amortizaciones y seguros.
- Depreciación de equipos.
- Servicios de teléfono e internet.
1.- Control de Inventarios de A y B
Los costos variables son los que se cancelan de acuerdo al volumen de producción, tal como la mano de obra. Si la producción es baja, se contratan pocos empleados; si aumentan, pues se contratarán más, y si disminuye, se despedirán. También tenemos la materia prima, que se comprará de acuerdo a la cantidad que se esté produciendo.
Ejemplo de Costos Indirectos:
- Materias primas.
- Gas y electricidad.
- Mano de obra directa.
- Contribuciones sobre sueldos y salarios, como el Instituto Mexicano del Seguro Social y el Infonavit.
- Comisiones sobre venta.
- Materias auxiliares, como el empaque y embalaje.
- Reparación de máquina.
1.- Control de Inventarios de A y B
El Costo Unitario es el valor monetario de un producto en específico, es decir, cuánto nos cuesta producir y distribuirlo contabilizando todos los costos.
Dicho de otra manera: "Es el Costo de producir una unidad de producto o de servicio, consideración los costos que intervienen en la fabricación" (Costos fijos y variables).
Imagen, resumen: Se muestra un gráfico de línea que representa el costo unitario en función de la cantidad de unidades producidas. La curva muestra que a medida que aumenta la producción, el costo unitario disminuye significativamente, ilustrando un efecto de economías de escala.
1.- Control de Inventarios de A y B
Para calcular el Costo Unitario de un producto necesitamos conocer cual es nuestro Costo Total y el total de las unidades producidas. Para calcular el Costo total sumamos nuestros costos fijos y variables.
- La fórmula es: Costo Total, representado como CT, es igual a Costos Fijos, representados como CF, más Costos Variables, representados como CV.
Imagen, resumen: Un diagrama de flujo muestra que el costo total se compone de la suma del costo fijo total y el costo variable total.
Para calcular el Costo Unitario, dividimos el Costo Total con la cantidad de unidades producidas; la fórmula o forma en la que lo calculamos es:
- Costo Unitario es igual al Costo Total dividido entre la Cantidad de Unidades Producidas.
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- Ejemplo 1:
La empresa Mermeladas Forex, S.A. cuenta con Costos fijos, que incluyen sueldos por mil trescientos pesos, alquiler de local por quinientos pesos, y teléfono e Internet por cien pesos; y cuenta con Costos Variables, que incluyen fresas por doscientos pesos, piña por doscientos pesos, envases por cincuenta pesos, y gas por treinta pesos.
Se pide que se calcule el costo total y unitario de producción.
El costo total es igual a mil novecientos más cuatrocientos ochenta, lo que resulta en dos mil trescientos ochenta pesos.
Se conoce que la empresa Mermeladas Forex, S.A. ha proyectado que producirá cuatrocientas cincuenta mermeladas.
El costo unitario es igual a dos mil trescientos ochenta dividido entre cuatrocientos cincuenta, lo que resulta en cinco pesos con veintinueve centavos.
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Ejercicio 2: Calcular el Total de Gastos Fijos, Variables, Costo Totales y Costo Unitario de un producto de acuerdo a los siguientes datos:
La empresa Finanzas, S.A. de C.V. fabrica un producto Y, para el que tiene los siguientes costes:
- Materias primas Directas por un valor de 14,200 dólares.
- Amortizaciones por 3,800 dólares.
- Gastos de arrendamientos por 18,100 dólares.
- Mano de obra directa por 82,000 dólares.
- Mano de obra indirecta por 28,850 dólares.
- Gastos en materias auxiliares por 520 dólares.
- Reparación de máquina por valor de 7,200 dólares.
Se pide:
A. Clasificar cada gasto como costo fijo o variable.
B. Calcular el importe de los costos fijos, variables y totales por unidad.
C. Determinar el Costo Total.
D. Cual será el Costo Unitario, si se ha producido un total de 6,800 unidades de producto.
1.- Control de Inventarios de A y B
- Primero se deben clasificar los costos de acuerdo a Fijos y Variables.
Costos fijos:
- Amortizaciones.
- Gastos de arrendamiento.
- Mano de obra indirecta.
Costos variables:
- Materias primas.
- Mano de obra directa.
- Gastos en materias auxiliares.
- Reparación de máquina.
1.- Control de Inventarios de A y B
B- Se determina el monto total de Costos Fijos y Costos Variables:
Imagen, resumen: Una tabla detalla los costos fijos y variables. Los costos fijos incluyen amortizaciones, gastos de arrendamiento y mano de obra indirecta, sumando un total de cincuenta mil setecientos cincuenta pesos. Los costos variables incluyen materias primas, mano de obra directa, gastos en materias auxiliares y reparación de máquina, sumando un total de cien mil cuatrocientos cuarenta pesos.
1.- Control de Inventarios de A y B
- En el punto C, se determina el Costo Total, donde el costo total es igual al costo fijo más el costo variable. El cálculo es cincuenta mil setecientos cincuenta más cien mil cuatrocientos cuarenta, lo que resulta en ciento cincuenta y un mil ciento noventa dólares.
- En el punto D, se determina el Costo Unitario. El costo unitario es el costo total dividido entre la producción total. El cálculo es ciento cincuenta y un mil ciento noventa dividido entre seis mil ochocientos, lo que da un costo unitario de veintidós dólares con veintitrés centavos.
En el punto E, se determina el precio de venta sugerido. Si se desea tener un margen de utilidad del ciento cincuenta por ciento, que es ciento cincuenta sobre cien, el cálculo es veintidós dólares con veintitrés centavos por uno punto cincuenta, resultando en treinta y tres dólares con treinta y cuatro centavos. El precio de venta sugerido es veintidós dólares con veintitrés centavos más treinta y tres dólares con treinta y cuatro centavos, lo que suma cincuenta y cinco dólares con setenta y siete centavos.
- Para el cálculo del IVA, se multiplica cincuenta y cinco dólares con setenta y siete centavos por cero punto dieciséis, dando como resultado ocho dólares con noventa y dos centavos de IVA.
- Finalmente, multiplicando cincuenta y cinco dólares con setenta y siete centavos por uno punto dieciséis, o sumando el precio de cincuenta y cinco dólares con setenta y siete centavos más ocho dólares con noventa y dos centavos, el precio incluyendo el IVA es de sesenta y cuatro dólares con sesenta y nueve centavos.
1.- Control de Inventarios de A y B
Ejercicio 3: La empresa Finanzas, S.A. de C.V. fabrica un producto Y, para el cual tiene los siguientes costos:
- Materias primas Directas por un valor de 20,500 pesos.
- Seguro de local cuota anual de 3,000 pesos.
- Gastos de arrendamientos por 10,000 pesos.
- Mano de obra directa por 60,000 pesos.
- Mano de obra indirecta por 30,000 pesos.
- Gastos en materias auxiliares por 4,500 pesos.
- Gas Butano de 1,500 pesos.
- Teléfono e Internet de 800 pesos.
- Cuotas del Seguro Social de Sueldos de la Mano de Obra Directa por 2,500 pesos.
Se pide:
A. Clasificar cada gasto como coste fijo o variable.
B. Calcular el importe de los costes fijos, variables y totales por unidad.
C. Determinar el Costo Total.
D. ¿Cuál será el Costo Unitario, si se ha producido un total de 6,000 unidades de producto?
1.- Control de Inventarios de A y B
- A y B.
- Costos Fijos.
- Costos Variables.
1.- Control de Inventarios de A y B
C.- Costo Total
- Los costos fijos incluyen el seguro por tres mil pesos, la renta por diez mil pesos, mano de obra indirecta por treinta mil pesos y teléfono e internet por ochocientos pesos, para un total de cuarenta y tres mil ochocientos pesos.
- Los costos variables incluyen materia prima por veinte mil quinientos pesos, mano de obra directa por sesenta mil pesos, material auxiliar por cinco mil quinientos pesos, gas butano por mil quinientos pesos y cuotas del IMSS por dos mil quinientos pesos, para un total de ochenta y nueve mil pesos.
El costo total es la suma de cuarenta y tres mil ochocientos más ochenta y nueve mil, lo que resulta en ciento treinta y dos mil ochocientos pesos.
D. El costo unitario se calcula dividiendo el costo total entre las unidades producidas, es decir, ciento treinta y dos mil ochocientos entre seis mil, lo que resulta en veintidós punto trece pesos.
1.- Control de Inventarios de A y B
Ejercicio 4: La empresa Finanzas, S.A. de C.V. fabrica un producto Y, y para el que tiene los siguientes costos:
- Materias primas Directas por un valor de 30,000 pesos.
- Seguro de local cuota anual de 4,500 pesos.
- Gastos de arrendamientos por 30,000 pesos.
- Mano de obra directa por 65,000 pesos.
- Mano de obra indirecta por 20,000 pesos.
- Depreciación de equipo f halftone y Gastos en materias auxiliares por 4,500 pesos.
- Gas Butano por 1,500 pesos.
- Teléfono e Internet por 2,000 pesos.
- Cuotas del Seguro Social de Sueldos de la Mano de Obra Directa por 2,500 pesos.
Se pide:
A. Clasificar cada gasto como coste fijo o variable.
B. Calcular el importe de los costes fijos, variables y totales por unidad.
C. Determinar el Costo Total.
D. Cuál será el Costo Unitario, si se ha producido un total de 5,000 unidades de producto?
1.- Control de Inventarios de A y B
Fijación del precio de venta de un producto en base a su costo de producción.
La fijación de precios por costo-plus, es decir, costo más un margen, consiste en establecer el precio de acuerdo con el costo unitario y el nivel deseado de margen de ganancia sobre la venta, también conocido como margen de utilidad.
Este método le permite a la empresa asegurar un margen conocido de utilidad y facilita el cálculo con grandes cantidades de productos.
1.- Control de Inventarios de A y B
Conceptos a considerar para aplicar este metodo de Fijacion de precio.
- Costos unitario de Produccion. Es el costo que representa la elaboración de un solo producto.
- Margen de utilidad: Es la diferencia que hay entre el precio de venta por unidad y el costo unitario y que representa la utilidad que desea obtener la empresa sobre la venta del producto.
1.- Control de Inventarios de A y B
Costos y la fijación de precio de un producto.
Considerando por ejemplo, se obtuvo un costo unitario de 22.23 pesos de un producto Y, y se desea obtener un 150 por ciento de margen de utilidad. Determine su precio sugerido de venta incluyendo el impuesto al valor agregado.
- El costo unitario es de 22.23 pesos.
- El porcentaje de utilidad es del 150 por ciento, que equivale a 1.50.
- Para la determinación del monto de utilidad deseada, el cálculo es 22.23 pesos multiplicado por 1.50, lo que resulta en 33.34 pesos.
- El precio sin IVA es igual al costo unitario más la utilidad, es decir, 22.23 pesos más 33.34 pesos, resultando en 55.57 pesos.
- El precio sin IVA es de 55.57 pesos.
- El IVA del 16 por ciento, o 0.16, es de 8.89 pesos.
- El precio de venta final es de 64.46 pesos.
Ejercicio de Examen
La empresa Finanzas, S.A. de C.V. fabrica un producto Y, con los siguientes costes:
- Materias primas por un valor de 30,000 pesos.
- Teléfono e Internet por 1,500 pesos.
- Seguro, considerando la amortización, por 4,000 pesos.
- Gastos de arrendamientos por 15,000 pesos.
- Mano de obra directa por 80,000 pesos.
- Contribuciones al IMSS e Infonavit sobre mano de obra indirecta por 5,000 pesos.
- Mano de obra indirecta por 28,050 pesos.
- Gastos en materias auxiliares por 4,500 pesos.
- Reparación de máquina por 1,500 pesos.
Se solicita lo siguiente:
- Primero, clasificar cada gasto como costo fijo o variable.
- Segundo, calcular el importe total de los costos fijos y variables.
- Tercero, determinar el Costo Unitario si se produce un total de 10,800 unidades de nuestro producto, es decir, la Producción Total.
- Cuarto, calcular el precio sugerido de venta si se desea una utilidad del 120 por ciento.
- Y finalmente, determinar el Precio de venta con el IVA del 16 por ciento incluido.
1.- Control de Inventarios de A y B
En una empresa es recomendable controlar y disminuir los costos fijos, ya que estos afectan económicamente la empresa, si esta está en una etapa de recesión, tales costos fijos causaran perdida, de tal forma que entre menos costos fijos tenga una empresa, mejor será la razón gastos-ingresos que se tenga
Imagen, resumen: Una ilustración que muestra a una persona empujando monedas hacia arriba por una rampa inclinada, representando el esfuerzo por gestionar costos o capital para evitar que caigan hacia el otro lado.
1.- Control de Inventarios de A y B
1.1.4. Sistemas de Control de Costos
Imagen, resumen: Una ilustración muestra a una figura humana estilizada empujando un rodillo compactador grande para aplastar cilindros rojos que tienen escrita la palabra costo, representando visualmente la acción de reducir o controlar los costos.
1.- Control de Inventarios de A y B
Definición básica de un sistema de costos.
Un sistema de costos es un conjunto de procedimientos, técnicos, administrativos y contables que se emplea en un ente, para determinar el costo de sus operaciones en sus diversas fases, de manera de utilizarlo para fines de información contable, control de gestión y base para la toma de decisiones.
Control de Inventarios de A y B
Principales elementos incluidos en la definición del sistema de costos.
- Primero, los procedimientos. Entendiendo procedimientos como un conjunto de métodos, estos procedimientos pueden ser técnicos, administrativos y contables.
- Segundo, el ente. Se entiende la palabra ente en la definición a la parte de la empresa que puede ser objeto de estudio u objeto contable. Puede ser, por ejemplo, la producción, los procesos o las actividades, por mencionar algunas.
- Tercero, las fases. Pueden ser sectores, departamentos o actividades, dependiendo de lo que estemos evaluando.
1.- Control de Inventarios de A y B
- Cuarto, información contable, que se refiere a la valuación de inventarios, costos de ventas y otros elementos relacionados.
- Quinto, control de gestión y base para la toma de decisiones. Esto implica fijar precios, conocer el margen de utilidad y trabajar con ella para la reinversión de utilidades, reducir costos e introducir nuevos productos.
1.- Control de Inventarios de A y B
Objetivo de un Sistema de Control de Costos. El objetivo que busca un sistema de costos es servir de herramienta para la mejora de la gestión y la toma de decisiones, determinando los costos unitarios de producción y el control de las operaciones de fabricación o producción de bienes y servicios.
1.- Control de Inventarios de A y B
¿Por qué se denomina sistema?
Decimos que es un sistema de costos porque en él actúan diversos elementos que se interrelacionan entre sí para alcanzar un objetivo en común. Se caracterizan por proporcionar retroalimentación al sistema en sí y por tener una determinada estructura.
Imagen, resumen: Un diagrama del Sistema de Información que muestra cómo la información, las personas y los recursos alimentan las actividades y técnicas de trabajo, lo cual conduce finalmente a los objetivos de la entidad.
1.- Control de Inventarios de A y B
ENSAYO. El Control de Costos en la Industria de los Alimentos y Bebidas.
- Uno, Portada.
- Dos, Introducción de un cuarto de página.
- Tres, Desarrollo de cuatro páginas.
- Cuatro, Conclusión personal de un cuarto de página.
- Cinco, Fuentes de Información, con por lo menos tres referencias.
2. Control de Compras y Recepción
Imagen, resumen: Una imagen ilustrativa que muestra el texto Gestión de Compras y Compras y Abastecimientos, acompañada de iconos de un maletín, una caja y equipo de protección, sugiriendo procesos de adquisición y suministros industriales.
2. Control de Compras y Recepción
Que significa Gestionar: Una gestión es una actuación entendida como un trámite necesario para conseguir algo o resolver un asunto, habitualmente de carácter administrativo o que conlleva documentación.
La administración: Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.
2. Control de Compras y Recepción
- ¿Qué es Gestión de Compras?
Es la acción de suministrar de manera eficiente y continua materiales, bienes o servicios para integrarlos de manera directa o indirecta a la cadena de producción o comercialización, los cuales deben suministrarse en las cantidades requeridas en el momento solicitado, al precio y lugar acordado.
2. Control de Compras y Recepción
¿Por qué gestionar las Compras?
La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costos y aumentar los beneficios empresariales directos.
2. Control de Compras y Recepci3n
- Concepto de Compras:
La funci3n de Compras es comcnmente conocida como la funci3n de adquirir, contemplando la necesidad, localizaci3n y selecci3n de uno o ms proveedores, negociando el precio y otros t rminos relacionados al insumo o material a comprar, asegur ndose de su entrega a trav s de un adecuado seguimiento.
2. Control de Compras y Recepción
Funciones del Departamento de Compras.
Imagen, resumen: Una ilustración muestra a dos trabajadores en un almacén junto a varias cajas grandes de cartón. Un trabajador entrega un documento a otro que lleva un casco amarillo y sostiene una caja, representando el proceso de recepción y control de mercancías.
2. Control de Compras y Recepción
Funciones del Departamento de Compras
- La primera función es seleccionar proveedores y buscar alternativas. No siempre es fácil encontrar a los proveedores que se necesitan cuando se los necesita, sobre todo si se trata de insumos clave. Anticipar requerimientos y crear una lista de preseleccionados permite que siempre tengas una buena opción a la mano. Aun si se trabaja con proveedores únicos por tipo de compra, es necesario asegurarse de tener alternativas evaluadas y probadas que puedan sacar de un apuro.
2. Control de Compras y Recepción
- Función 2. Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento.
¿Quién puede comprar qué? ¿Cada cuánto se realizan las compras de los insumos regulares? ¿Qué documentación respalda las operaciones? ¿Cómo se manejan los incumplimientos?
Asegurar el funcionamiento eficiente de una empresa requiere de procedimientos claros y previsibles, manteniendo un proceso de comunicación por escrito y del conocimiento total del equipo de trabajo.
2. Control de Compras y Recepción
- La función tres consiste en contar con un proceso de cotización sistemática y realizar compras específicas.
Es habitual realizar compras menores a través de la caja chica, pero para adquisiciones de cierta importancia es recomendable pedir varias cotizaciones alternativas para comparar las opciones.
Aun cuando se trate de proveedores preseleccionados, es normal encontrar diferencias de precio, stock o calidad en el momento específico en que se va a realizar la compra.
2. Control de Compras y Recepción
- Función 4. Garantizar el valor de la inversión.
Por un lado, los compradores deben asegurar el flujo constante de materiales con la calidad adecuada, para que la producción no se detenga.
Por el otro, Compras es responsables de gran parte de los costos del negocio, por lo que pueden aportar ahorros y eficiencia, negociando precios y condiciones, gestionando inventarios, estandarizando compras, evitando desperdicios y revisando la logística de entregas y almacenamiento, entre otras buenas prácticas.
2. Control de Compras y Recepción
- Función cinco: Gestionar relación con proveedores.
Una compra no termina con la realización del pedido.
Es fundamental realizar el seguimiento de órdenes y entregas, problemas de calidad, devoluciones, faltantes, pagos y otras situaciones que pueden afectar la concreción de una operación.
La relación con proveedores tampoco necesariamente se limita a la compra en sí; puede resultar útil para tu negocio trabajar en conjunto para, por ejemplo, desarrollar insumos a medida, mejores procesos de entrega o sistemas de stock más eficientes.
2. Control de Compras y Recepción
- Compras Centralizadas y descentralizadas.
Imagen, resumen: Una ilustración conceptual muestra figuras humanas estilizadas en forma de flechas de colores que apuntan en diversas direcciones desde un centro común, representando la divergencia o distribución en los procesos de compra.
2. Control de Compras y Recepción
Centralización y Descentralización del Departamento de Compras.
Las Compras Centralizadas tienen como finalidad comprar materiales, suministros, servicios y equipos a través de una oficina matriz, con una unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente.
2. Control de Compras y Recepción
Ventajas de la Centralización:
- Se facilita la estandarizar los artículos comprados si las decisiones de la compra se hacen por medio de un punto de control central.
- Se elimina la duplicidad administrativa.
- Se contemplan mayores volúmenes de compra.
- Se obtiene el mejor control sobre los compromisos de compras.
- Facilita la experiencia y especialización en las decisiones de compra.
2. Control de Compras y Recepción
Desventajas de la Centralización:
- Un mayor volumen de compra impacta en los costos de almacenamiento.
- Se produce un incremento en los costos de distribución.
- Existe el riesgo de que el servicio sea más lento.
- Puede haber un mal servicio a los usuarios.
2. Control de Compras y Recepción
- Compras descentralizadas: Si una empresa considera la base descentralizada de compras, los gerentes responsables de los departamentos específicos gestionan sus propias compras.
2. Control de Compras y Recepción
Ventajas de las Compras Descentralizadas:
- Crea relaciones directas entre el personal de la empresa y los proveedores.
- El tiempo de respuesta de los proveedores es más rápido.
- Permite una relación directa con las exigencias de las actividades productivas.
- Ofrece facilidad de negociación de pedidos.
2. Control de Compras y Recepción
- Desventajas de las Compras Descentralizadas:
- No se aprovechan los volúmenes de compra al negociar.
- La políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro.
- Se produce una subdivisión en las compras en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etcétera.
- Se facilitan actos contrarios a las buenas practicas de compras.
2. Control de Compras y Recepción
Tarea dos: Investigar la Estructura Organizativa del Departamento de Compras de un Hotel y de un Restaurante incluyendo la descripción de Funciones.
1. Gestión de Compras
Adquisiciones y Abastecimiento. Consultado en: fcasua punto contad punto unam punto mx URL
2. Control de Compras y Recepción
Importancia del Departamento de Compras
Imagen, resumen: Una fotografía en blanco y negro que muestra un carrito de compras saliendo de la pantalla de una computadora portátil, simbolizando el concepto de comercio electrónico y adquisiciones digitales.
2. Control de Compras y Recepción
- Importancia del Departamento de Compras.
Toda actividad industrial, de comercio y o de servicio, exige materiales y suministros para su funcionamiento.
Antes de producirse un bien o prestarse un servicio y que este sea vendido al consumidor final, deben tenerse materiales o insumos al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales o productos será continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción o ventas, de ahí la importancia de las Compras.
2. Control de Compras y Recepción
Organigrama Típico Departamento de Compras
Imagen, resumen: Este es un diagrama de organigrama que muestra la estructura jerárquica del departamento de compras. En la cima se encuentra el Jefe de Compras, seguido por el Subjefe de Compras, quien supervisa a cinco roles operativos: el Comprador de Maquinaria y Equipo, el Comprador de Materias Primas y Suministros, el Comprador de Implementos de Oficina, el Auxiliar Administrativo y el Comprador de Sucursal A.
2. Control de Compras y Recepción
- Selección de proveedores.
El tema de selección de proveedores es un proceso que está presente en toda organización, el departamento de compras es el encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores que mejor se adecuen a las necesidades de la organización. El proceso de selección incluye las siguientes etapas:
- Primero, la identificación de posibles proveedores.
- Segundo, la selección de proveedores.
- Tercero, la evaluación del desempeño del proveedor.
- Cuarto, los tiempos de entrega del producto.
- Y quinto, las formas de pago.
2. Control de Compras y Recepción
A.- Identificación de posibles proveedores. Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuyo propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las necesidades de las organizaciones para solicitarles información de la empresa.
Una vez se tiene la información de los proveedores, se procede a la selección de los más adecuados, tomando en cuenta los criterios seleccionados para poder reducir la cantidad de proveedores. Un punto recomendable es no tener a un solo proveedor, debido a que si esta falla la organización no se queda desabastecida.
2. Control de Compras y Recepción
B. Selección de proveedores. Involucra una búsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitará una cotización. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente.
Descripción del proceso de selección
- Primero, la Búsqueda de Información, que se realiza a través de sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, etcétera.
- Segundo, la Solicitud de Información. Teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores, se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la información necesaria para nuestra selección de proveedores.
- Tercero, la Evaluación y selección del proveedor. En este punto, se recomienda elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus características.
- Cuarto, el Cumplimiento de Expectativas. En este momento el encargado de compras verifica si el proveedor cumple las expectativas en cuanto a los criterios solicitados por la organización; es ahí donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores.
- Quinto, el Registro de Proveedores y elección de los más convenientes. Se colocan en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organización está conforme con la información obtenida, y se eligen los proveedores que nos pueden suministrar, pudiendo ser mínimo tres dependiendo del producto o servicio que necesitemos.
- Sexto, la Creación de Base de Datos. Esta es la parte en la que tomamos la información de los proveedores seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etcétera.
2. Control de Compras y Recepción
C Evaluación del desempeño del proveedor
- Al momento de establecer un método para la evaluación de proveedores, resulta conveniente que además de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluación adecuada del desempeño de los proveedores.
Imagen, resumen: Una fotografía de una mano sosteniendo un bolígrafo, marcando una casilla de verificación en una encuesta de satisfacción con opciones que incluyen excelente, bueno y regular.
2. Control de Compras y Recepción
Ejemplo de tales criterios son:
- Análisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado, ni antes ni después.
- Cumplimiento de estandard de especificaciones técnicas: se comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el estandard exigido.
- Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestión del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cómo responde a reclamos o solicitudes, etcétera.
- Confiabilidad: demostración de que lo suministrado es confiable repetitivamente.
Además, las actividades de evaluación de los proveedores se deben llevar a cabo en forma continua, partiendo de una evaluación inicial y continuando con re-evaluaciones periódicas, para garantizar que éstos continúan cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organización.
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D. Tiempos de Entrega de Compras.
Con la actual competitividad que existe hoy en día, la entrega oportuna y ágil empieza a ser un punto de diferenciación muy importante para las empresas.
No es novedad decir que se ha incrementado la complejidad de las operaciones de compras y abastecimiento en los últimos años, razón por la cual la gestión de compras depende en gran medida de los tiempos de entrega de los insumos o mercancías, es por esa razón que optimizar los tiempos de entrega se convierte así, en uno de los grandes objetivos del departamento de compras.
2. Control de Compras y Recepción
E. Ventajas de proveedores fijos.
Una vez concluida el proceso de selección y evaluación, el Comprador puede integrar una plantilla de proveedores con capacidad comprobada para atender y satisfacer sus necesidades.
Una de las ventajas de tener proveedores fijos, reduce la cantidad de tiempo dedicado a la investigación de productos y negociación con los proveedores. Adicionalmente, los gastos administrativos a menudo se reducen a causa del menor tiempo para la continua negociación y ajustes de los precios.
2. Control de Compras y Recepción
F. Formas de pago.
Existen varias formas de pago a los proveedores, entre los más utilizados son:
a) Transferencia bancaria. Suele utilizarse en los casos en los que se indica una cuenta corriente en la que ingresar el monto de la compra antes de gestionar el pedido. Para el vendedor es una opción segura, ya que las entidades bancarias certifican que el comprador ha realizado el pago, tras entregarlo en efectivo en una oficina del banco o mediante una transferencia desde su propia cuenta.
b) Cheques. Existen varios tipos de cheque; los personales, los bancarios, o los certificados. Y suelen aceptarse en operaciones con vendedores particulares, cuando estos no tienen la infraestructura necesaria para cobrar el importe con un método electrónico. Pero, a su vez, es un sistema poco recomendable para ellos, ya que el riesgo de fraude es algo siempre presente. Esto es, el vendedor podría haber enviado el producto para cuando recibiera el cheque. Y al ir al banco a cobrarlo, podría encontrarse con que no tiene fondos o que es falso.
2. Control de Compras y Recepción
- Selección de Proveedores. Consultado en el siguiente enlace:
- webquery punto ujmd punto edu punto sv URL
2. Control de Compras y Recepción
Proceso de Compras
Imagen, resumen: Una ilustración muestra a un personaje sencillo de color blanco empujando un carrito de compras lleno de barras doradas, representando el proceso de adquisición de materiales o activos.
2. Control de Compras y Recepción
La gestión del proceso de compras, la cual comprende:
- Identificar y definir especificaciones del producto a comprar.
- Planear las compras.
- Evaluar y seleccionar proveedores.
- Realizar el trámite de compra.
- Verificar el producto comprado.
- Re-evaluar proveedores.
- Tomar acciones en el proceso de compra, incluyendo acciones correctivas, preventivas y de mejora.
2. Control de Compras y Recepción
- Primero, identificar y definir las especificaciones de los productos a comprar.
Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las compras y que esta metodología se informe al proveedor. Todos los aspectos relevantes en la compra deben tener sus requisitos o especificaciones definidos. Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etcétera. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la organización.
2. Control de Compras y Recepción
- Dos, planear las compras.
La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, se abastece de lo que se necesita para brindarlo.
Con el pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer.
Contar con esto permite mejorar las negociaciones con el proveedor a fin de obtener descuentos, disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento al producto, en caso de que sea no perecedero o no.
2. Control de Compras y Recepción
- Tres. Evaluar y seleccionar al proveedor.
Para seleccionar un proveedor, la organización debe evaluarlos en función de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces los criterios de selección de proveedores. Cada organización aplicará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etcétera. De esta forma, la organización tendrá un listado de proveedores fijos a los cuales comprará.
Para más información, visite el siguiente enlace de youtube: youtube punto com URL
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Cuarto punto: Realizar el trámite de compra.
Una vez evaluado y seleccionado al proveedor, se genera la orden de compra, la cual deberá ser autorizada por la administración con el propósito de gestionar la solicitud de la compra de insumos o mercancías requerida por la empresa.
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- Quinto punto: Verificar el producto comprado.
Siempre al recibir lo solicitado, se debe de verificar, ya sea con una inspección, prueba, medición o métodos similares, los aspectos requeridos del producto.
Una práctica muy útil es comparar lo especificado en la orden de compra y la factura con lo que se está recibiendo. Aquello que no coincida puede considerarse una no conformidad del proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recordar que siempre se debe dejar evidencias, mediante registros, de la verificación física de la mercancía.
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2. Control de Compras y Recepción
6. Reevaluación del proveedor.
Periódicamente se debe evaluar la efectividad del proveedor, en función a los registros generados del punto anterior, verificando el producto comprado, y en función a los resultados de las inspecciones y muestreos físicos, así como los parámetros establecidos en tiempos de entrega, calidad y variación de precios. Se debe asignar una calificación al proveedor y si esta no es la mínima establecida, se optará por excluir a dicho proveedor de nuestra lista fija de proveedores.
2. Control de Compras y Recepción
- Siete. Tomar acciones en el proceso de compra, tanto correctivas como de mejora.
Lo que no se mide, no se mejora. ¿Cómo se va a mejorar algo si no se sabe cómo va?
La medición del proceso de compras permitirá tomar acciones correctivas y de mejora que contribuyan al equilibrio de la empresa.
De igual forma, tener riesgos asociados a la compra permitirá las acciones correctivas y preventivas que se puedan anticipar.
Se pueden establecer indicadores, por ejemplo: tiempo de entrega, calidad del producto, variaciones de precio, etcétera.
2. Control de Compras y Recepción
El proceso de compras se realiza a través de los siete pasos mencionados:
- Primero, identificar y definir especificaciones del producto a comprar.
- Segundo, planear las compras.
- Tercero, evaluar y seleccionar proveedores.
- Cuarto, realizar el trámite de compra.
- Quinto, verificar el producto comprado.
- Sexto, reevaluar proveedores.
- Séptimo, tomar acciones en el proceso de compra, incluyendo acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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Etapas del Proceso de Compras
- Pueden encontrar más información en el enlace coopser punto com URL
- Para la Gestión de Compras según ISO 9000, se consultó el siguiente enlace: ingenioempresa punto com URL
- También está disponible el siguiente video de YouTube: youtube punto com URL
Control de Compras y Recepción
Control de Recepción
Imagen, resumen: Una ilustración digital que muestra el proceso de recepción de mercancías. Se observa un camión descargando cajas grandes donde tres trabajadores están organizando la carga, uno de ellos operando una transpaleta amarilla, lo que representa un entorno de logística y control de inventario.
2. Control de Compras y Recepción
¿Qué es el Proceso de Recepción de Mercancías?
Está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, se abastece de lo que se necesita para brindarlo.
Imagen, resumen: Una ilustración de un trabajador de almacén con casco amarillo y uniforme azul, organizando cajas de cartón en un estante de bodega. La imagen muestra el entorno físico del proceso de recepción de mercancías.
2. Control de Compras y Recepción
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único.
La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70 por ciento de los casos, el área de recepción de mercancía bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Control de Compras y Recepción
Funciones de la recepción de materiales.
- Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra.
- Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.
- Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.
- Entregar la mercadería a los almacenes.
2. Control de Compras y Recepción
"NORMAS PARA LA RECEPCIÓN MATERIALES"
Debe ajustarse a:
- Recibir de una manera sistemática y ordenada.
- Planificar la recepción en términos de tiempo y movimiento.
- Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.
- Utilizar el equipo suficiente y necesario.
- Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.
- No recibir nunca sin inspeccionar, contar o medir.
- Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan.
2. Control de Compras y Recepción
- Pasos y medidas.
Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura.
La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros. El sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.
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Documentos que intervienen en la recepción de materiales.
a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta los membretes, nombres y domicilio, teléfono de la firma y computadora para su identificación.
Imagen, resumen: Una imagen de un formulario de Orden de Compra que muestra campos para el comprador, el vendedor, la dirección de entrega y una tabla detallada para listar los artículos solicitados.
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b). Factura. Verificar la factura del proveedor, incluyendo precios, condiciones, descuentos y otros detalles, cuando se recibe el pedido.
Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son la cantidad. Esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para cubrirse de los excesos o los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos.
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c).- Entrada de Almacén.
Una vez que se recibe la mercancía en base a la orden de compra, considerando cantidades, marca, peso, presentación, calidad y precio, y no habiendo no conformidad en ningún artículo o insumo, se genera un documento denominado Entrada al Almacén. Este documento será sellado de conformidad, se anexará una copia a la orden de compra y otra se entregará al proveedor como evidencia de recepción por parte de la empresa.
Control de Compras y Recepci3n
Por ltimo, el rea de compra en base a la Orden de Compra, Factura y Entrada al Almacen, procedere a su registro en el sistema de Control de Inventario, generando la entrada de la mercanca o insumo al Sistema de Inventarios. Una vez generado el registro, la Orden de Compra, Factura y Entrada al Almacen se entrega al Departamento de Contabilidad y Finanzas para la programacin del pago al Proveedor.
Control de Compras y Recepción
Imagen, resumen: Un diagrama de flujo representado por una flecha grande que apunta hacia la derecha, mostrando la secuencia del proceso. El flujo comienza con la Orden de Compra, seguida por la Factura, luego la Entrada al Almacén, y culmina con el Registro en el Sistema de Inventarios.
2. Control de Compras y Recepción
Aplicación en Alimentos y Bebidas. La recepción de alimentos es el primer paso importante a la hora de iniciar un proceso de elaboración o cocinado. Que los alimentos lleguen al consumidor en buen estado se debe, en gran parte, a una adecuada recepción y comprobación de los alimentos. La mercancía, al llegar a su destino, puede presentar riesgos potenciales y, al aceptarla, estamos siendo responsables de introducir un posible peligro en nuestro proceso.
¿Sabemos realmente como realizar una correcta recepción de alimentos en nuestros establecimientos e instalaciones? A continuación, aclaramos todo esto.
2. Control de Compras y Recepción
Buenas prácticas en la recepción de alimentos
- Primero, los alimentos se deben recibir en un área destinada para ello que debe estar limpia y ordenada.
- Segundo, los proveedores deben dejar sus mercancías en un punto establecido y nunca atravesarán las zonas de elaboración a menos que tengan previa autorización.
- Tercero, se debe inspeccionar la materia prima en el momento que llega el proveedor, mediante una evaluación sensorial y visual.
2. Control de Compras y Recepción
En el caso de carnes y pescados, estos no deben presentar un olor fuerte, la carne debe ser firme y sin rastro de parásitos.
- En el caso de frutas, deben de presentar una coloración buena, ausencia de golpes y deformidades.
- Los alimentos secos o enlatados deben de estar bien cerrados, sin fisuras. Los paquetes abiertos, rotos, con señales de humedad en su interior, así como latas deformadas deben ser igualmente rechazados.
2. Control de Compras y Recepción
- Cuarto, verificar la fecha de caducidad.
- Quinto, comprobar la temperatura de recepción con un termómetro.
- Para refrigerados general, la temperatura debe ser menor a cinco grados Celsius.
- Para carne picada, debe ser menor o igual a dos grados Celsius.
- Para carne de ave, debe ser menor o igual a cuatro grados Celsius.
- Para lácteos, la temperatura debe ser menor a siete grados Celsius.
- Para congelados, el máximo es de menos dieciocho grados Celsius.
2. Control de Compras y Recepción
- Posteriormente se trasladará al almacén, cada alimento a su temperatura adecuada.
Es muy importante rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos en esta etapa.
Imagen, resumen: Una fotografía de un almacén industrial refrigerado que muestra estanterías organizadas con diversos productos almacenados y unidades de refrigeración en la pared del fondo.
- Para más información, visite el siguiente enlace de YouTube: youtube punto com URL
2. Control de Compras y Recepción
CONCLUSIÓN. Realizar una adecuada recepción de los productos es muy importante para evitar posibles peligros en etapas posteriores en nuestro proceso de elaboración. El uso del APPCC o ISO 9000 como método dinámico de trabajo nos permite prevenir estos peligros y proteger la salud de los consumidores que al final es lo más importante. Hacer las cosas bien no cuesta nada y al final ganamos todos, empresas y consumidores.